Web会議のアイデア【その1】～【その5】

今となっては当たり前のように「打ち合わせはTeamsかZoomで。。。」と言われるようになりました。

3社、4社．．．と絡む仕事の場合、全員がどこかに集合する為の日程調整も大変ですよね。移動時間さえも貴重な人もいます。

そう思うと「オンラインで打ち合わせ」って本当に便利ですね。

でも、簡単で便利そうに見える「Web会議」も、もっとアイデアを使えば効率よくスマートに行う事が出来るのです。

今更聞けない事も実はあったりするので、確認がてらアイデアをいくつに分けてご紹介。

●会議室の管理をするのはスケジューラー

グループウェアのスケジューラーと連携する会議室予約システムで、会議室の空席検索とメンバーのスケジュール調整、Web会議への参加招集が同時にできて効率的です。

⇒対応ソリューション：Smart Rooms

●チャット機能を利用してタイムリーにコミュニケーションを取る

ちょっとした相談や質問などはチャットの機能をうまく使ってタイムリーにコミュニケーションを取りましょう。

わざわざWeb会議を設定しなくても即座に解決出来る場合もあります。

●信頼性の高いWeb会議システムの利用

セキュリティを考慮して、信頼性の高いWeb会議システムを利用しましょう。

⇒対応ソリューション：Teams、Zoom、WebEX、Google Meet

＜外出先でのネットワーク環境＞

フリーWi-Fiはセキュリティが担保されていません。外出先ではパスワードを設定したスマホのテザリング機能や、SIMカードを入れたPCなどを使いましょう。

＜画面共有時に不要な情報が見えないようにする＞

画面共有機能でデスクトップを選択すると個人情報などが見えてしまう事があります。

アプリを最小化したり、アイコンを一時的に非表示にする事も出来るので、Web会議の内容や相手によっては気を付けましょう。

・・・・続きは次回に。