Web会議のアイデア【その6】～【その10】

さて、今回もWeb会議を行う上でのアイデアについてです。

今の運用方法に「これでいいのかな？」と疑問を感じている方に少しでも参考になれれば幸いです。

【その6】効率的な会議の進行

●運用ルールを作成し、マナーを守りましょう

同じ会社の人間であっても共通のルールを作りましょう

・「資料の配布方法」

・「カメラのON/OFF」

・「議事録の取り方」

・「マイクのON/OFF」など...

場所によってはハウリングを起こす事がありますので、会議前にはマイクやスピーカー、カメラの状態を確認しましょう。

【その7】快適で無理のない会議を行うために

●会議スケジュールの組み方

Web会議は移動時間を考えなくていいので隙間時間なしでビッチリ入れてしまいがちです。なぜか1時間単位でのスケジュール...

会議時間を1時間ではなく50分間にするなど、会議と会議の間に休憩時間が取れるようにしましょう。

短くてもコーヒーを飲んで休憩したり、次の会議の準備や資料をみたり、脳をリセットする時間も必要です。

【その8】Web会議専用のブースを活用

●会議室では広すぎるけど、自分の席では周囲に迷惑かな・・・

複数人で参加するWeb会議なら広い会議室でもいいかもしれませんが、自分ひとりで会議室は・・・。かと言って席で行うには周りに迷惑かな・・・。など、Web会議が増えてくると問題になるのが場所です。広い必要はないので、出来れば専用ブース席など、音と無線環境に適した（配慮した）空間を作りましょう。また、その空き状況が可視化できるシステムを導入するのもお勧めです。

⇒対応ソリューション：Quie、BAKE、LORK、Pilvio2、YURT、Smartinfil-Compartment、RoomSence

【その9】会議に必要ないファイルやアプリを閉じる

Web会議が固まるなどの原因の一つに接続端末に起因する事もあります。端末負荷を軽減するためにも、その時に必要ないファイルやアプリは閉じるなど、対策をしましょう。

【その10】複数のデバイスでの参加

●サブモニター、サブデバイスを使う

PCで資料を確認しながら、スマホやタブレットでWeb会議に参加する（その逆も有）。

資料は画面共有で表示されているものや紙媒体だけとは限りません。会議をスムーズに進行するためにもその場で確認できるデバイスがあると便利です。

これらは些細で（中には費用がかかる事もありますが）、慣れている人にとっては当たり前な内容ですが、ここでは「あえて」そんなことを上げさせて頂いています。

・・・・続きは次回に。